Cómo el formato condicional resalta los correos electrónicos en Outlook [Basado en un requisito específico]

Trabajar con enormes cantidades de datos requiere algunas herramientas básicas para filtrar o clasificar esos datos. Una de esas herramientas es Microsoft Outlook que resalta la información que necesitas con unos pocos clics.

En este artículo, usted aprenderá auto resaltar mensajes de correo electrónico en Outlook basado en el requisito específico.

Cómo el formato condicional resalta los correos electrónicos en Outlook [Basado en un requisito específico]

¿Cuál es la principal ventaja del formato condicional en Outlook?

El formato condicional es una potente herramienta del programa Outlook de Microsoft que te ayuda a encontrar mayor claridad y visibilidad dentro de tu bandeja de entrada. Por ejemplo, al utilizarlo puedes ver todos los correos electrónicos no leídos o sólo los que son de gran importancia para ti de forma inmediata. Esta función tiene la capacidad de ayudarnos a ordenar el desorden de nuestras cuentas de correo electrónico y obtener lo que necesitamos a un ritmo rápido.

La función de formato condicional añade capacidades de codificación por colores a cualquier objeto o tipo de datos en Outlook 2021, agrupándolos y colocándolos dentro de las carpetas correspondientes que son del mismo color que se le asigna.

¿Cómo resaltar automáticamente los correos electrónicos en Outlook? [basado en el período]

En el caso de que necesites resaltar los correos electrónicos de tu bandeja de entrada en función del rango de fechas, será necesario un formato condicional. En este artículo puedes seguir un proceso paso a paso para conocer cuál será la fórmula para resaltar tus correos electrónicos según su antigüedad.

  • Dispare Outlook y cambie a la pestaña "Ver".
  • Haga clic en Cambiar vista >> "Gestionar vistas"

  • Aparece el cuadro de diálogo Gestionar todas las vistas >> Haga clic en el botón Nuevo >> Esto le llevará al cuadro de diálogo Crear una nueva vista.

  • Nombra el cuadro de texto de tu nueva vista en el cuadro de diálogo Crear una nueva vista, >> Selecciona todas las carpetas de correo y postales (IMAP) y pulsa OK.
  • Aparece el cuadro de diálogo Configuración avanzada de la vista con ese mismo nombre, Ahora pulse el botón de formato condicional para crear el formato condicional.

  • Aparece un cuadro de diálogo de formato condicional, hay pocas reglas por defecto disponibles, en el escenario actual, Pulsa formato condicional de outlookAñadir.
  • Nombre de su regla - "Mail Smartly", haga clic en el botón de la fuente, y un cuadro de diálogo de la fuente que se muestra, se puede ajustar (fuentes, estilo de las fuentes, el tamaño, los efectos, el color, la escritura) de acuerdo a su elección, su selección, después de todo, los ajustes se separan los mensajes de correo electrónico.

  • El siguiente paso es hacer clic en la condición, el paso más importante para resaltar automáticamente los correos electrónicos en outlook, haciendo clic en la condición aparece el cuadro de diálogo "FILTRO".

Hay varias opciones en el cuadro de diálogo del filtro [mensajes, más opciones y avance]. En este caso, siga estos pasos:

  • Pulse la pestaña Avanzado >> Haga clic en el botón Campo >> Seleccione los campos de uso frecuente en la lista desplegable.

  • En el "campo de uso frecuente", puedes encontrar múltiples opciones cada una de las cuales abre una puerta de estrategia, en nuestro caso tienes que seleccionar "recibido".

  • El siguiente paso es seleccionar la condición, de nuevo tiene múltiples opciones de criterios de tiempo bajo la lista desplegable de la condición.

Las opciones son mucho mayores de lo que cabría esperar:

  1. En cualquier momento
  2. Ayer
  3. Hoy
  4. Mañana
  5. En los últimos 7 días
  6. En los próximos 7 días
  7. La semana pasada
  8. Esta semana
  9. La próxima semana
  10. El mes pasado
  11. Este mes
  12. El próximo mes
  13. En
  14. En o antes de
  15. Entre
  16. Existe
  17. En o después de
  18. No existe
  • Seleccione "entre" y escriba manualmente en la sección de valores "hace 4 meses y hace 6 meses".
[Nota: Puede seleccionar una condición e introducir manualmente el comentario del valor según sus criterios de búsqueda].

  • Por último, haga clic en el botón "Añadir a la lista". Sus criterios se han añadido a la lista anterior. Haga clic en Aceptar.

Todo está listo, siga el paso para echar un vistazo a su resultado:

  • Haga clic en la pestaña Ver >> Cambiar vista >> puede encontrar otra opción de vista que ha creado anteriormente en el artículo >> Haga clic en eso.

  • Puede comprobar desplazándose hacia abajo el cambio de color de su mensaje de correo electrónico en función de su edad [que ha especificado en la opción de filtro anterior]. El resultado es impresionante. Ahora el resultado varía, los correos electrónicos que entran en esa barrera cambian automáticamente el color, y el paso de correo electrónico fuera de esa barrera se cambia a la vista original.

¿Cómo cambiar el color del correo electrónico recibido en Outlook? [De una dirección de correo electrónico/persona específica]

Hacer una búsqueda de una dirección de correo electrónico o de una persona en Outlook no es una ciencia espacial. De hecho, es bastante fácil. Todo lo que tienes que hacer es exactamente lo que te diremos en un momento. Pero antes es muy importante que, si aún no sabes utilizar la herramienta de búsqueda de Outlook, te asegures de leer nuestro tutorial de búsqueda de correos electrónicos aquí y luego vuelvas enseguida para que no pasen más de 30 segundos hasta que te demos lo que estás buscando.

El formato condicional puede ser un concepto intimidante en Outlook, pero en realidad es bastante sencillo. Con un poco de conocimiento, cualquiera puede hacer que Outlook realice una acción lógica basada en palabras o frases destacadas dentro de los correos electrónicos.

Lea también: Outlook se cierra cuando se minimiza [¿Cómo evitar que desaparezca?]

¿Cómo crear una regla de formato condicional?

Acompáñame en el tutorial paso a paso:

  • Lunch Outlook >> Haga clic en la pestaña Ver >> Configuración de la vista.

  • Haga clic en Formateo condicional para imponer condiciones específicas (cambiar el color de un correo electrónico recibido de ciertas direcciones de correo electrónico o personas) y formatear la bandeja de entrada.
  • Haz clic en Añadir e introduce el nombre de tu regla de formato. Nombra tu regla y pulsa fuente, cambia la fuente, el estilo, los efectos y el color según tu elección.

  • Haga clic en Condición, escriba la dirección o parte de la dirección en el campo De en la pestaña Mensajes. Por ejemplo: debemos resaltar todos los mensajes de instamojo.com.

  • Pulse Ok y cierre el cuadro de diálogo, y los resultados esperados son increíbles, los mensajes de correo electrónico de color desde el nombre del servidor deseado en su bandeja de entrada son claramente visibles. [Consulte: Instantánea]

¿Cómo eliminar la regla de formato condicional?

El formato condicional es ahora más fácil y flexible. En la ventana de Formato condicional, seleccione la regla que desea eliminar y pulse Suprimir para eliminarla.

El formato condicional en Microsoft Outlook es una herramienta que te permite resaltar y hacer resaltar tus planes. Es similar a la función "Regla" que tanto me gusta utilizar, pero realmente proporciona más de lo que podía haber imaginado. He recomendado a mis amigos y familiares que utilicen también esta función en sus proyectos porque ayuda a obtener lo que necesitas cuando más lo necesitas.

El formato condicional en Outlook es una de las muchas cosas que aprenderás en este correo electrónico.